ePályázatkezelő rendszer

1. A rendszer célja

Az „ePályázatkezelő rendszer” olyan webes alkalmazás, amelynek segítségével a pályázók interneten keresztül tudják leadni a pályázataikat. A pályázók és a pályázatok adatait, valamint az ezekkel kapcsolatos kommunikációkat a rendszer tárolja. A pályázatok teljes munkafolyamatát követi.
Széleskörű adatellenőrzéssel képes kiszűrni a pályázatok leadásánál az esetleges hibákat, annak érdekében, hogy a hiánypótlások és javítások minél gyorsabban megtörténhessenek.
Rendelkezik jól paraméterezhető keresési felülettel, illetve Excel export funkcióval.

2. A rendszer működése, használata

A jogosultsági rendszer úgy lett kialakítva, hogy alapvetően két fő jogosultságú felhasználó van:

2.1. Felhasználó – pályázatbeadó

A rendszer a pályázók számára megadott URL-en keresztül érhető el. A pályázati adatok kitöltése és elküldése után a rendszer automatikusan generál egy felhasználó nevet és hozzá tartozó jelszót. Ez szolgál a későbbiekben a pályázó számára a pályázat nyomon-követésére.

2.2. Adminisztrátor - pályázatkezelő

Az adminisztrációs felület fő funkciója a rendszerbe beérkezett pályázatok kezelése, esetleges módosítása. Ide tartozik:

a pályázatok adatainak megtekintése, életútjának nyomon követése és vezérlése,
a pályázatokkal kapcsolatos levelek iktatása, kinyomtatása, elektronikus úton való kiküldése,
a pályázatokról kimutatások és exportált listák készítése.

Mindezt egy egységes, böngészőből elérhető felületen lehet megvalósítani.
Ezen a felületen legördülő menüből több féle „nézet” is kiválasztható:

az összes pályázat, és közös jellemzőik megtekintése egy listában,
egyes pályázati kiírásokhoz beérkezett pályázatok, és adataik megtekintése,
a pályázatokhoz tartozó bejövő és kimenő levelek listája.

3. Funkcionalitás

3.1. Pályázatbeadás

A Pályázati űrlap és az Elszámolási űrlap kitöltésének helye. Ezek kitöltése után az adatlap letölthető, majd kinyomtatható. Így a postán beküldendő papíralapú pályázati anyag ezen része is elkészül.
A biztonságos kitöltés érdekében működik egy automatikus ellenőrzési funkció, amely figyelmeztet a bankszámlaszám, az e-mail cím és az adószám hibás beírása esetén. Szintén a kitöltést segíti a mentés lehetősége, a pályázó tehát több részletben is elvégezheti az űrlap kitöltését. A pályázat beadása után a pályázó a rendszer által generált felhasználónévvel és jelszóval bármikor be tud jelentkezni és meg tudja nézni a pályázat aktuális státuszát, illetve újra ki tudja nyomtatni a dokumentumokat.

3.2. Pályázatkezelési funkciók

Információ
A pályázatokhoz tartozó felhasználók adatai, valamint a pályázat státuszváltásai tekinthetők meg.
Levél információ
Egy kiválasztott pályázathoz tartozó összes bejövő és kimenő levél itt megtalálható, megtekinthető.
Adatmódosítás

a pályázók adatainak módosítása az adminisztrátor közreműködésével,
egyéb törzsadatok szerkesztése.

Értékelés
A pályázat részletezett pontozása itt található:

objektív pontszámok - a beadott pályázati adatok alapján a szoftver automatikusan számolja,
szubjektív pontszámok - a bíráló bizottság által adott pontszámok.

3.3. Pályázatokkal végezhető csoportos funkciók

Szűrés
Lehetőség van meghatározott szempontok alapján egyes pályázatok, és a hozzájuk kapcsolódó levelezések szűrésére.
Iktatás

Az online beadott pályázatokhoz postán beadott további anyagok, valamint a pályázattal kapcsolatos kimenő és bejövő levelek iktatása.

Egyedi levél
Egyedileg paraméterezett levélküldési lehetőség. A kiválasztott pályázatok adatbázisához kapcsolódva rögtön elmentésre kerül a levél, és a későbbiekben a „Levél információ” gombbal megjeleníthető.

Állapotváltás
Itt lehet vezérelni a pályázat aktuális státuszát (pl. elfogadva, elutasítva, hiánypótlás, stb.). Az állapotváltozás tényéről a rendszer automatikus üzenetet küld a pályázó számára. Az egyes állapotváltásokhoz tartozó formalevelek létrehozását is a rendszer kezeli (pl. hiánypótlásról szóló levél). A formalevelek kiküldésre kerülnek e-mail-ben, de PDF formában is letölthetőek, ezért hagyományos levélként is postázhatóak. Ezek a levelek automatikusan iktatásra is kerülnek.

Export
A kiválasztott törzsadatok és levelezések exportálásának lehetősége Microsoft Excel-be.

3.4. Általános funkciók

Kimutatás
A pályázatok meghatározott adatai alapján összesített kimutatások készíthetők. Például: adott napon beérkezett pályázatokban igényelt támogatás összesítve.

Dokumentumok
A kiírt, vagy kiírandó pályázatokhoz tartozó dokumentumokat ezen a helyen töltik fel az adminisztrátorok.

Szótárérték szerkesztő
A pályázat menedzselése folyamán felvételre kerülő adatok szövegelemeinek szerkesztése. (Pl. a legördülő menük tartalma)

Felhasználó kezelés
Az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók adatainak, jogosultságainak szerkesztése.

4. Hardverkövetelmények

A rendszer futtatásához ajánlott hardver (nagyságrendileg 1000 pályázó pályázatainak lebonyolításához):

négymagos processzor (pl. Intel Xeon széria)
8 GB memória
4 merevlemez

Az adatok tárolását mindenképpen redundáns tárolón javasoljuk, valamelyik RAID tükrözéses technológia alkalmazásával. A nagyobb rendelkezésre állás, jobb megbízhatóság és adatbiztonság érdekében javasoljuk, hogy a szoftvert hibatűrő hardverkörnyezetben telepítsék (pl. több adatbázis szerver, szünetmentes áramforrás, stb...).